Secrétaire médicale - AMA
IDENTIFICATION DU POSTE
- Fonction : Secrétaire médicale
- Grade : Assitant Médico Administratif
- Liaisons hiérarchiques : Il est placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’établissement, du Directeur adjoint et du Cadre Supérieur de Santé
- Liaisons fonctionnelles : Chef de Pôle, chefs des services, cadres de santé et équipes de l'ensemble des services
- Horaires de travail du poste : du lundi au vendredi avec une amplitude horaires 9h à 17h30 soit 7h30/jour (temps de repas sur site de 30 min inclus, 45 min repas hors site). Une fois par semaine 10h 00 à 17h 30. Les horaires sont adaptés en fonction du planning du Pôle des secrétaires médicales pour assurer la permanence du secrétariat sur les horaires d’ouverture (9h 00 - 17 h 30).
- Congés : 25 CA, 14 RTT, 7 jours de forfait temps d’accès
MISSIONS DU POSTE
Missions générales :
- Assurer le secrétariat des médecins des services d’hospitalisation (Médecine et SSR) et du plateau médico-technique (Consultations et Imagerie Médicale).
- Assurer le secrétariat de l’ensemble des tâches de gestion associées aux services.
- Gestion des demandes d’hospitalisations
Missions permanentes :
- Accueil téléphonique
- Gestion des stocks bureautiques et commande mensuelle
- Retranscription et mise en forme des comptes rendus et courriers divers
- Edition des certificats médicaux (extractions judiciaires, parloirs cellules, …)
- Classement et archivage des dossiers et courriers
- Tenue des statistiques d’activités des services
- Constitution du dossier patient, édition des étiquettes
- Préparation des bons de sorties des patients hospitalisés
- Gestion des mouvements des patients dans le logiciel CPAGE
- Prise en charge des RDV extérieurs/escortes nécessaires aux patients hospitalisés
- Convocation des patients-détenus des Centres Pénitentiaires d’Ile de France programmés en Consultations et/ou en Imagerie Médicale
- Gestion des demandes d’hospitalisation
Missions ponctuelles :
- Le traitement du courrier
- L’accueil téléphonique/physique
- L'organisation, tri et classement des dossiers
- Accueil de stagiaires
QUALITES PROFESSIONNELLES ET COMPETENCES REQUISES
- Maitrise de l’informatique, notamment des logiciels Word, Excel
- Maitrise de Outlook et de la gestion de mails
- Capacité à gérer les urgences et définir les priorités
- Capacité d’adaptabilité et de polyvalence
- Travail en équipe
- Capacité à prendre des notes
- Capacité à retranscrire un texte à partir d’un dictaphone numérique
- Maitrise du vocabulaire médical
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Capacité d’initiative adaptée et rigueur, sens de l’organisation
- Expérience en service médical
Contraintes du poste
- Fonctionnement en polyvalence avec les autres secrétaires médicales de l’établissement pendant les périodes d’absences pour assurer les remplacements (équipe de 5 secrétaires)
- Travail en collaboration avec le service pénitentiaire
Moyens mis à disposition
- Logiciel spécifique de gestion – CPAGE
- Logiciel Sillage (Dossier Patient Informatisé)
- Logiciel XPLORE (imagerie médicale)
- Participation aux staffs de Médecine et de SSR
- Bureau centralisé des secrétariats médicaux dédié
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Personne à contacter
Mme LEMTAÏ Samia – Attachée d’Administration Hospitalière
Téléphone : 01 49 84 71 79